Si eres un líder de equipo y tu prioridad es acabar con las tareas. Donde desarrolles tu liderazgo, con toda seguridad a diario estarás atrapado en un montón de tareas pequeñas, tareas grandes y tareas enormes, y que además a simple vista esta nómina compromisos parece no tener un fin.
En esta situación interpreto que la primera duda que el líder se plantea es: ¿por dónde empezar? En mi caso cuando llegaba a esta pregunta, casi siempre mi calma ya no está presente o por lo menos cerca para poder llamarla, pero la experiencia me dice que a pesar de lo que pueda parecer al inicio, no todo check list tiene la misma prioridad.
Mirar esta lista de tareas recobrando la serenidad, me hizo dar cuenta de que existe una prioridad en las ocupaciones, algunas importantes y otras urgentes; las urgentes que te dan poco margen en cuanto al tiempo de su realización. En cambio las importantes, podrás postergarlas por un tiempo sin consecuencias negativas.
En estos casos darle una prioridad a las tareas ayuda a organizar el trabajo, inclusive en aquellos casos en los que aparezcan cambios inesperados en el plan. De mi experiencia personal, la práctica instalar prioridad a las tareas me significa desarrollar mis responsabilidades con mayor energía, mayor productividad y lograr un bienestar personal que se ve reflejado en el tiempo que puedo disfrutar en otros espacios de mi vida.
Te pido permiso para contarte algunas ideas que fui encontrando a lo largo de mi camino para equilibrar mis emociones, mi lista de tareas, la prioridad y mi bienestar.
Prioridad: lo urgente vs. lo importante
Con el objetivo de que la lista de tareas nos permita trabajar de manera eficiente, creo que planificar a corto plazo –por días y semanas- que no solo es factible, sino que a mi parecer es lo recomendable.
Al principio de cada período de planificación prefiero transferir las tareas pendientes de la lista general a una lista diaria o semanal. Según el principio de Eisenhower primero tenemos darle prioridad a las tareas consideradas urgentes e importantes y, posteriormente, resolver todo lo demás.
Siguiendo este principio me parece que es crucial para el líder preguntarse sobre ¿Qué tareas son importantes y cuáles son las urgentes? Desde mi perspectiva entiendo que las cuestiones importantes son aquellas que debemos cumplimentar tarde o temprano porque contribuirán para lograr las metas de largo plazo y las tareas urgentes, son aquellas que pueden producir consecuencias negativas si no se solucionan a tiempo. Incluyen, por ejemplo, las tareas que plazos de promesas realizadas, entregas pactadas con los clientes, etc.
Para el líder que le ayude visualizar los diferentes compromisos, se puede conformar una matriz dividida en las categorías “importante” y “no importante”, así como “urgente” y “no urgente” y si a estos cuatro campos de tareas, los denominamos con un orden alfabético, donde “A” goza de la máxima prioridad y “D” puede ser, hasta cierto punto, desatendida
La regla 80/20
Otro instrumento que considero ventajoso para otorgar prioridad a las tareas de un líder, es la regla 80:20. Este principio indica que con el 20% de la energía, se puede alcanzar el 80 por ciento del resultado. Por ejemplo, si el líder se enfoca solo en las tres tareas principales de tu lista, obtendrás un alto rendimiento y mejorarás notablemente tus resultados.
Esta concepción considera que puedes poner pausa al resto de las actividades y anotarlas en una segunda lista, que no utilizarás hasta que las tareas principales hayan sido completadas. Se piensa que los asuntos frecuentes y sencillos, que requieren poco tiempo y concentración, se pueden hacer en momentos en los que te sientas con menos fuerzas por ejemplo, justo después del almuerzo. Creo que tenemos suficientes momentos para ocuparnos de estas tareas en los momentos de pereza o cuando el cansancio nos gana, más si se tiene en cuenta que existen estudios que señalan que el ser humano es productivo una media de 3 horas en una jornada de 8 horas de trabajo.
En mi caso, para determinar que parte de mis compromisos constituyen este 20 por ciento, me sirvió preguntarme:
¿Cuál es el objetivo principal de mi equipo? ¿Qué tareas nos llevan a mí y a mi equipo rápidamente a este objetivo? ¿Qué tareas deben cumplirse para garantizar la viabilidad y la capacidad de actuación de mi equipo? ¿Cuántas personas dependen del cumplimiento de esta tarea?
¿Conoces la prioridad del sapo?
Es muy posible que una de las tres tareas más relevantes de la lista de un líder sea una que le resulte particularmente difícil. Por lo general, se trata de un asunto especialmente complejo que requiere mucho tiempo y que su no complimiento genera la impresión de no estar alcanzando los logros esperados. Esta tarea recibe el nombre de tarea “sapo». Este término tiene su origen en el libro de Brian Tracy “comer el sapo” que simboliza que si comes un sapo al levantarte por la mañana, lo peor ya habrá pasado y todo lo que viene después será mejor.
En sentido figurado, esto significa que siempre se debe hacer la tarea más difícil primero, justo al principio de cada día de trabajo cuando gozas de toda tu energía y la mejor predisposición. Para identificar las “tareas sapo”, el líder se puede preguntar: “¿Qué me hace sentir más incómodo? ¿Qué estoy evaluando como difícil?”.
Al “comerse ese sapo” se puede dar cuenta que aquellas opiniones de “difícil” “complicado” “aburrido” eran sólo creencias limitantes y además que al deshacerse de esta tarea recupera toda esa energía que conlleva tener en sus conversaciones una tarea urgente y/o importante sin realizar.
¿Declaras tiempos realistas?
Creo que es esencial que todos los puntos de la lista de tareas de un líder incluyan plazos claros para garantizar que se llevarán a cabo a tiempo. Mientras que los plazos para las entregas urgentes suelen ser fijados por los acuerdos y/o promesas contraídas, el líder tiene mucho más libertad en las cuestiones clasificadas como “importantes”. A la hora de priorizar sirve tener objetivos con estándares equilibrados, la experiencia me dice que cuando asumo responsabilidades demasiadas optimistas ya sea con respecto al tiempo o al nivel de resultados, acabo frustrándome. Para obtener una idea realista del esfuerzo necesario, es útil subdividir cada tarea en pasos individuales e incluirlos también en la lista.
Creo que una buena planificación del tiempo también significa ser capaz de reaccionar de manera flexible ante los cambios e imprevistos, en estos casos sirve acostumbrarse a reservar un espacio para posibles interrupciones durante la preparación de cada plan diario. Si de repente surge una llamada importante que te obliga a descartar algunas de las prioridades establecidas, es bueno tener un margen para reorganizar el cúmulo de trabajo en cualquier momento.
¿Te animas a descartar el perfeccionismo?
Creo que si el líder revisa constantemente el trabajo y pone demasiado énfasis en detalles insignificantes, pierde un tiempo muy valioso. Para organizar tu carga de trabajo de forma eficiente, puede enfocarte solo en cumplir con el trabajo con estándares mínimos que puedas realizar. Con frecuencia, hacerlo conduce a mejores resultados que concentrar todas las energías en los detalles y dejar todas las demás descuidadas. Creo que es importante disponerse para aceptar el hecho de que se pueden cometer errores y estar abierto a las críticas y aprender de ellas, en lugar de perder el tiempo tratando de obtener un resultado perfecto desde el principio.
Ahora te toca a vos…
¿Cómo cambiarías en tu manera de gestionar tus tareas? ¿Qué pasaría so otorgas prioridad a tu checklist? ¿Qué lograrías si empezás con tus tareas sapo?
Recuerda: que solo se aprende aquello que se vive y se experimenta
¿Se te ocurren otras posibilidades que no haya mencionado para que in líder gestione sus prioridades y tareas? Me encantará conocerlas y así poder mejorar y crecer entre todos.
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Gracias por leerme.
¡¡Abrazo y vamos por más!!
